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E4|S6|A2 – Entrevista relacionada con el tema de investigación #UnADM

E4|S6|A2 – Entrevista relacionada con el tema de investigación #UnADM

E4|S6|A2 – Entrevista relacionada con el tema de investigación #UnADMLas instrucciones del foro indican “subir (la entrevista) a Soundcloud” y las instrucciones de la actividad en http://www.admisionceit.unadmexico.mx/ceit2017/mod/page/view.php?id=531 dicen: “subimos la grabación a YouTube”.No estoy utilizando SoundCloud para este tipo de actividades por lo que estoy usando la opción de YouTube.

Comentarios

Acerca de la experiencia, en el recorrido de campo me he encontrado con una cantidad de personas realizando actividades de forma manual, en temas que pueden ser con facilidad asignados a un proceso automático tanto en la gestión de la información en el área administrativa, como en el trabajo físico en el área operativa.La entrevista ha sido muy agradable con la persona que me hizo el favor de atenderme y sus respuestas me dejan ver que existe un marcado interés en esta empresa, de reciente creación, por evolucionar gradual y progresivamente hacia la mejora en tiempos y la obtención de resultados con procesos automáticos en todas las áreas.No obstante, una limitación ha sido la negativa de algunas personas, a quienes también considero “clave” para la obtención de la información que me sería útil en este trabajo. Si bien algunas se escudan detrás de declaraciones como “no tengo tiempo” o “no estoy autorizado”, la verdad es que se percibe que la mayoría de ellos no tiene la menor idea de como responder a un cuestionario sobre las actividades mismas que realiza todos los días. Lo que me conduce a deducir que, como he documentado en mi Blog, las cosas se vienen realizando ya sea por “herencia” o por haber recibido capacitación empírica sobre el trabajo en cuestión.

Nuevas preguntas

Toda vez que no se trata de una actividad que tenga repercusión y que no es mi intención en este momento -ni con esta actividad- resolver los problemas de gestión de la información de una empresa en particular, me limitaré a hacer las observaciones que he encontrado en las conversaciones con personas en distintas áreas, tal como:

  1. ¿Cómo podemos mejorar esto? (refiriendose al trabajo específico)
  2. ¿Cómo me beneficia a mi que pongan a una máquina a hacer mi trabajo?
  3. ¿A mi de que me sirve que mi patrón invierta en automatizar lo que ya estamos haciendo bien?
  4. ¿Y si automatizamos esto (el trabajo que estaba realizando la persona), me pueden despedir, verdad?

Percibo una preocupación bastante enfatizada en estas preguntas, y que las personas que realizan el trabajo, lejos de ver como un beneficio que una dinámica automática les ayude a ser más productivos, lo ven como una clase de amenaza.Quiero abundar en el tema y explicar que en al menos una ocasión, la última pregunta de la lista ha resultado cierta, pues en un proyecto en el que he trabajado con anterioridad, una persona que invertía tiempo para ordenar y obtener resultados de forma manual, en un tema que involucraba lotes grandes de información (no tan grandes como para ser considerados “Big Data”), tras haber resuelto el tema con un sistema que automáticamente se hacía con la información, la ordenaba y ofrecía resultados en apenas unos segundos, cuando el trabajo humano requería varias semanas para procesar. El individuo fue despedido al no ser requeridos más sus servicios. No sin antes pasar por una serie de procesos administrativos y/o laborales que le condujeron a cosas como: cambios de puestos, disminuciones de sueldos, etc.Así que es importante observar que los sistemas de automatización debe cumplir con el propósito de mejorar tanto la cantidad como la calidad del trabajo de las personas, no quitárselos.

La entrevista

Ha resultado particularmente difícil lograr la entrevista a que se refiere esta segunda actividad de la sesión 6 del curso propedéutico de la Universidad Abierta y a Distancia, no tanto por la dificultad de acercarme a la empresa que he elegido para tal actividad y conseguir el beneficio de que me permitan realizar esta investigación y las actividades propias de la entrevista, durante los horarios que el grueso del personal se encuentra desarrollando sus actividades.El problema radica casi en su totalidad en que la mayoría de las personas no aceptan ser grabadas, aun si se les ofrece la explicación y la información del tema de que se trata y la clase de ejercicio que estamos realizando.A pesar de lo anterior, me he podido entrevistar con una de las personas clave de la empresa, quien gentilmente me ha hecho el gran favor de responder a mis preguntas en una conversación informal, de lo cual me siento muy agradecido por este valioso tiempo que ha invertido en mi.No obstante, el punto número 3 de las instrucciones de esta actividad indica que:

Para evitar sesgos en la información es importante entrevistar a diferentes personas y hacer un proceso de triangulación y contrastación, tanto con el mismo entrevistado a través de preguntas de control, como con otros actores involucrados en la problemática que estamos investigando. Para no desviarnos, es muy importante tener presente en todo momento el propósito de la entrevista.

Pero como ya dije, el principal problema con que me enfrenté ha sido que no pude entrevistar a más de una persona, por lo que dicho proceso de triangulación y contrastación sólo ha sido posible mediante establecer una serie de preguntas que me permitan comparar los resultados de las respuestas obtenidas de una sola persona.Apegándome estrictamente a las instrucciones, a continuación ofrezco las documentales de la actividad de campo, registradas en este Blog, el cual -a su vez- hace las veces de mi diario de campo.

¿Que buscamos?

Creo que, en mi caso, buscamos al realizar esta entrevista, busco establecer junto con los representantes de la empresa, las líneas de comunicación que nos conduzcan a conocer mejor los problemas existentes y con base en el análisis de la información obtenida, prevenir los futuros problemas que se presentarán con el crecimiento natural de una empresa de reciente creación.

¿Cómo y a quién le preguntamos?

En la actividad anterior, durante la entrevista inicial, tuve la oportunidad de hacerme con la información de los puestos clave y las personas a cargo, quienes conocen los procesos de los que tengo particular interés, y que sin duda me pueden conducir hacia las personas indicadas en caso de que dicha información requiera ser ampliada a detalle. Por lo que este punto lo tengo cubierto con lo expuesto en este párrafo.

¿Cuáles son los elementos o variables claves del tema o problema?

Aunque todavía tengo que establecer los motivos por los que las cosas siguen ocurriendo de la forma que se hacen hasta ahora, lo cual debo indicar que se hará en compañía de las personas encargadas de realizar el trabajo físico, tengo la impresión de que -como en la mayoría de los casos- el trabajo se realiza de la forma que se está realizando porque así fue como lo aprendieron a hacer las personas cuando fueron capacitadas por otras personas, que a su vez dieron por establecidas las cosas como las entienden y al encontrarse en un entorno de producción y de trabajo real y toda vez que no se puede establecer en estas condiciones el motivo por el cual se original dicha circunstancia, es poco probable establecer métodos que simplifiquen el trabajo que se viene realizando.Soy -de todos los tiempos- un fanático de la obtención del mayor resultado con el mínimo de esfuerzo. Incluso si aquello implica invertir una cantidad de tiempo en indagar nuevas y mejores tecnologías.

Lista de preguntas

Como parte de mi lista de preguntas, estoy estableciendo las primeras que se nos ofrecen en el cuestionario, aunque si ponemos los pies en la tierra, en el modelo que nos ocupa, conocemos la respuesta obligada, por lo que estoy agregándola como parte de este ejercicio, a reserva -claro- de que el entrevistado nos pueda ofrecer una mejor opinión, en cuyo caso estaré modificando el contexto de las respuestas como sea necesario.

¿Cuales son los problemas que considera más importantes de resolver?

Respuesta default: Actualmente los problemas que se vislumbran, con base en la información obtenida en la inspección y entrevista iniciales, son los de cumplir con los tiempos de producción en base a las cargas de trabajo a que los clientes obligan con sus pedidos, sin dejar de observar los estándares tanto de cantidad como de calidad que se deben tener presentes para el control de calidad del producto.

Reflexión: Si esto lo transportamos al entorno automatizable, entonces podemos entender que lo que el entrevistado persigue es contar con tiempo y recursos suficientes para la correcta ejecución de las tareas que le permitan satisfacer las necesidades de su cliente, por lo que la automatización puede encargarse de una cierta cantidad de trabajo, lo que liberaría a las personas relacionadas con dicho trabajo de la responsabilidad de hacerlo, dejando así el tiempo que actualmente ocupan para dichas tareas, para que lo puedan usar en otras actividades y de esta forma mejorar el proceso de producción.

¿Que están dispuestos a hacer para solucionar los problemas?

Respuesta default: Cualquier cosa que permita optimizar los procesos sin que esto implique una inversión mayúscula y por supuesto, evitar el reemplazo humano por el automático.

Reflexión: Si bien es cierto que, optimizar procesos físicos, como por ejemplo: el corte de la tela (en el caso específico que nos ocupa) requiere una máquina especial automática para dicha tarea, lo cual puede representar una inversión superior a lo que representan actualmente los honorarios devengados por el servicio de un ser humano, debemos poner en la otra mano la cantidad de cosas que dicha persona debe realizar, además del trabajo físico, como por ejemplo: la adquisición, generación, procesamiento, y remisión de la información de forma ordenada que permita a las partes subsecuentes aprovechar el mismo esfuerzo que se ha realizado, para obtener más y mejores resultados.

Dicho en otras palabras, en este punto hablamos de mejorar los tiempos que se invierten en las actividades administrativas, permitiendo aprovechar mejor los tiempos operativos. Lo cual, se puede solucionar con la implementación de un método automático para la generación de resultados con base en el menor esfuerzo humano.

CUESTIONARIO PARA EL ENTREVISTADO

  1. ¿Cual es la proyección, en el área de producción, de la empresa de 1 a 5 años?
  2. ¿Cual es la meta de crecimiento de la empresa a corto, mediano y largo plazo? (1 año, 3-5 años, 10 años o más)
  3. ¿Considera que sus procedimientos actuales le conducirán eficientemente a lograr las metas a que se refiere la pregunta anterior?
  4. ¿Cuantos procesos administrativos considera que se pueden automatizar en el área operativa debido a que se realizan de forma mecánica/monótona? (Ejemplo: Llenado de formularios, documentación de embarques, etc.)
  5. ¿Con base en la respuesta a la pregunta anterior, cuantas personas se ven involucradas y/o se beneficiarían al automatizar dicha operación?
  6. ¿Que cantidad de tiempo se invierte actualmente en dichos procesos?
  7. ¿Considera que los tiempos indicados en la respuesta a la pregunta anterior pueden mejorar?
  8. ¿Cuantas computadoras tiene actualmente en sus oficinas?
  9. ¿Cuantas computadoras o equipos computarizados tiene en las áreas operativas?
  10. ¿Cuenta con personal capacitado para la correcta ejecución de tareas administrativo-operativas con el uso de computadoras?
  11. ¿Cuenta con los sistemas que le permitan administrar eficientemente la información que proviene o sale desde/hacia la empresa?
  12. ¿Ha sufrido detenciones en los procesos por no contar con información oportuna?
  13. ¿Ha tenido procesos informativos, logísticos, estadísticos o contables, en espera de información por no contar oportunamente con ella?
  14. ¿Que departamentos se ven afectados por la falta de información a que se refieren las 4 preguntas anteriores?
  15. ¿Si la empresa tuviera la oportunidad de automatizar a bajo costo algunos procesos administrativo-operativos, se permitiría dicha inversión?

AUDIO DE LA ENTREVISTA

La grabación de la entrevista en audio, ha sido colocado en YouTube y se ofrece en este blog para su conveniencia.

Te invito a conocer la UnADM

Ing. Alberto Aguilar T.
Ing. Alberto Aguilar T.
Me dedico a transportar sueños de su propio universo a nuestra realidad.